De invloed van een inspirerende vergaderruimte op de productiviteit

Een vergaderruimte is meer dan een plek om samen te komen en discussies te voeren. Het is namelijk ook dé ruimte waar nieuwe ideeën ontstaan, waar wordt samengewerkt en waar belangrijke beslissingen worden genomen. Een inspirerende ruimte heeft dan ook een positieve invloed op de productiviteit en in dit artikel lees je waar je op moet letten.

Wat is het doel van de meeting?

Bij het uitkiezen van een inspirerende vergaderruimte, zijn er een aantal dingen waar je op kunt letten. Maar voordat we hierop ingaan, is het belangrijk om eerst het doel van de vergadering zelf te bepalen. Dit is namelijk ook van invloed op het kiezen van de juiste vergaderruimte. Bedenk daarnaast hoeveel mensen zullen deelnemen en voor hoeveel uren je een ruimte nodig hebt.

Zo maak je het jezelf een stuk makkelijker om de juiste ruimte te kiezen voor een optimale productiviteit. Denk aan een intieme ruimte, om met een klein team te brainstormen over nieuwe ideeën. Of juist een ruimte voor een grote groep, inclusief de faciliteit voor het delen van presentaties. Of misschien ben je wel op zoek naar een ruime vergaderruimte in het hart van de stad voor een jaarlijkse bijeenkomst, inclusief de mogelijkheid om tussendoor op een informele manier bij te kletsen. Dus laten we eens kijken waar iedere inspirerende vergaderruimte aan moet voldoen. 

Een prettige omgeving (liefst met uitzicht)

Iets waar een prettige en inspirerende vergaderruimte sowieso aan moet voldoen is een prettige uitstraling. Denk aan een ruimte inclusief goede ventilatie, voldoende licht en indien mogelijk een mooi uitzicht. Met name het laatste zorgt ervoor dat de creatieve juices gaan stromen en hebben een positieve werking op de productiviteit. Wat dacht je van een moderne vergaderruimte in Rotterdam, met een geweldig uitzicht over de skyline? Het moet een ruimte zijn waar je met plezier in vertoeft, en dus geen donkere, muffe ruimte waarbij je op elkaars lip zit. Waarmee we meteen bij het volgende punt zijn beland.

Voldoende comfort

Om op een prettige manier te kunnen vergaderen, dient iedereen zich comfortabel te voelen. Dit kan alleen als er voldoende zitgelegenheid is, inclusief prettige stoelen en voldoende vergadertafels. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich echt op de vergaderonderwerpen kan richten, zonder afgeleid te worden door oncomfortabele harde of (erger nog) piepende stoelen in een ijskoude of juist te warme ruimte.

Technische hulpmiddelen die goed functioneren

Met name als er momenten zijn waarop presentaties worden gegeven of bijvoorbeeld gegevens moeten worden getoond, is het prettig als alle technische hulpmiddelen aanwezig zijn. Zo voorkom je vertragingen en irritaties, en kan iedereen zich concentreren op het doel van de vergadering zelf. Het is tevens essentieel dat alles goed werkt, voor het behoud van een positieve sfeer. Wat net als een inspirerende ruimte bijdraagt aan de productiviteit.

Pauzemomenten

Vooral tijdens een langere vergadering, is het belangrijk dat je in een inspirerende ruimte ook de mogelijkheid hebt om even pauze te houden. Er zijn vergaderruimtes waarbij dit soort faciliteiten zijn inbegrepen, of waar je gebruik kunt maken van extra diensten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan catering, voor een lekker hapje en drankje om de energieniveaus aan te vullen. Want een slechte sfeer is zelfs een van de grootste irritaties op de werkvloer en kun je ook tijdens vergaderingen beter voorkomen.